meervoudige datavalidatie
Op intranet staat veel voorbeelden van "Dynamic datavalidation lists" of wel keuzelijsten die afhankelijk zijn van andere gekozen antwoorden uit keuzelijsten.
Tot een "3-traps keuzelijst" kun je nog wel regelen met formules en functienamen maar een 5-traps keuzelijst was bijna niet mogelijk in Excel. Totdat Excel de dynamische functies toevoegde in 2020. Met de functies =SORTEREN(), =UNIEK() en =FILTER() zijn de mogelijkheden veel groter en kan met gemak keuzelijsten gemaakt worden die afhankelijk zijn van bijvoorbeeld 4 eerder gemaakte keuzes.
Zo heb ik een voorbeeldbestand met ruim 460.000 rijen. In de eerste kolom staat in elke rij een provincie vermeld. Met de hierboven genoemde functies maakt Excel er een keuzelijst van waarin de provincies elk één keer op alfabetische volgorde worden genoemd.
Heb je hierin een keuze gemaakt, dan berekend Excel direct de unieke gemeentenamen binnen de gekozen provincie.
Daarna kan ook de plaats en de straatnaam gekozen worden en het het huisnummer vanaf waar de postcode moet worden weergegeven. Met dezelfde functies worden ook het laatste huisnummer binnen de postcode berekend en de postcode zelf.
Dit bestand is niet bedoeld om een postcode op te zoeken, daarvoor is de data te oud. Maar het is bedoeld om te laten zien wat er mogelijk is met deze nieuwe dynamische functies en dat je eenvoudig kunt aangeven dat de keuzelijst alle unieke waarden moet tonen ongeacht hoe lang de lijst is.
Als je nog werkt met een oudere Excel-versie waar de dynamische functies nog niet aanwezig zijn, dan is er ook een ander bestand beschikbaar waarin een 3-trap validatie is gemaakt. Dit werkt met andere formules en met een draaitabel. Nadat de basistabel gevuld is met data, moeten de twee draaitabellen handmatig vernieuwd worden anders werkt de datavalidatie niet correct.
Het bestand kun je HIER downloaden.
Let op! het laden van het bestand kan even duren vanwege de hoeveelheid data (23 MB, meer dan 3 miljoen gevulde cellen).
Het bestand met de 3-traps datavalidatie kun je HIER downloaden.
Heb je hier vragen over, stuur ze maar op via het contactformulier.