projectplanning mbv macro's

Projectplanning EFF 1

Een andere projectenplanning van mij is gebaseerd op formules en voorwaardelijke opmaak. Maar toen ik deze projectenplanning van Randy Austin zag op zijn website www.excelforfreelancers.com was direct duidelijk dat ik wilde weten hoe deze planning werkte

De projectenplanning van Randy was een maandplanning die direct werd bijgewerkt zodra een taak was aangepast of zodra een andere maand werd geselecteerd. Randy geeft er een 2-uur durende uitleg bij hoe zijn bestand werkt en het is prachtig hoe hij dat heeft gemaakt. Zijn video en het bijbehorende bestand zijn te downloaden via youtube.
Maar het bijgevoegde bestand bevat niet het eindresultaat van de video. Tijdens de video blijkt regelmatig dat de macro toch anders is dan wat in het bestand is vermeld. Voor iedereen met kennis van VBA en die de video bekijkt zal tot een redelijk eindresultaat komen.

Ik heb direct besloten om van deze versie een nederlandse versie te maken. Tijdens het bijwerken van de macro-code merkte ik steeds meer dat ik zaken anders zou doen dan Randy heeft gedaan. Daarom heb ik e.e.a. opnieuw opgebouwd maar wel met zijn bestand als voorbeeld. De aanpassingen in mijn bestand staan onderaan dit blog vermeld.

 

Het bestand werkt eenvoudig, heeft maar twee werkbladen nodig en het planningswerkblad ziet er als volgt uit (via 2x klikken op de afbeelding kan een vergroting worden getoond):

Het bestand bestaat uit een planning- en een taken-werkblad. Het Planningwerkblad, wat hierboven te zien is, bestaat bovenaan uit een taakgedeelte, daaronder een planninggedeelte en aan de linkerbovenkant een filtergedeelte.

Met het filtergedeelte kan worden bepaald welke maand getoond moet worden en welke projecten, medewerker en/of statussen in de planning getoond moeten worden. Bij elke wijziging in deze filters zal direct de planning opnieuw uitgetekend worden.
Via de blauwe buttons kunnen taken worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. In het takengedeelte staat ook een regel waarop een extra omschrijving getoond kan worden die niet in de planning wordt getoond. Andere informatie is wel in de planning terug te vinden.
Als in de planning op een rij met een taak wordt geklikt, dan wordt de informatie van die betreffende taak direct boveaan in het taakgedeelte weergegeven. Zo kunnen snel gegevens over een taak worden aangepast.
Bij een nieuwe taak kan in het veld voor de projectnaam en het veld voor de medewerkernaam via een dropdownlijst automatisch een al bestaande naam gekozen worden maar er kan ook een nieuwe naam worden ingetypt. En in het statusveld kan gekozen worden uit de opties "Nieuw", "In uitvoer", "Gereed" en "Vervallen".
In het filterveld "Status" kan gekozen worden om alle statussen te tonen of één van de statussen. Met behulp van het aanvinkvakje "inclusief vervallen" kan nog worden bepaald of alle statussen exclusief de status vervallen getoond moeten worden.
Ook kan, als de planning heel erg groot wordt en de verversing na elke wijziging vertragend zou gaan werken, er voor gekozen worden om de planning niet automatisch te vernieuwen.

Op het taken-werkblad worden alle taken in tabelvorm opgeslagen. Elke wijziging wordt direct in deze tabel doorgevoerd. Daarna worden de taken op basis van de ingestelde filters gekopieerd naar een tweede tabel waarbij elke rij direct wordt omgezet naar de planning. Met nog enkele aanvullende hulpcellen wordt op basis van wat op dit werkblad staat met behulp van macro's uitgetekend op het andere werkblad.

Wijzigingen t.o.v. het originele bestand:

  • Randy gebruikt vormen om de planning mee te tekenen. In deze versie is er voor gekozen om cellen te kleuren. Dit maakt het programmeren eenvoudiger en geeft een rustiger beeld bij het opbouwen van de planning.

  • Randy maakt het mogelijk om bij elke taak een foto van de medewerker te tonen. Dat betekent dat foto's opslaan in een specifiek vast te leggen map en waarschijnlijk is niet van elke medewerker een goede foto beschikbaar. In dit bestand is er voor gekozen om dit onderdeel weg te laten.

  • Randy vermeld in het plangedeelte op elke taak de naam van de taak. Omdat deze ook al aan de linkerkant van de planning staat, is vanwege de lengte van de tekst besloten om dit niet in de planning te vermelden.

  • In Randy's bestand wordt er steeds een periode van 7 dagen vermeld ongeacht of dit nu binnen een week valt of niet. In deze versie is boven de planning de maand vermeld, zijn de weekdagen vermeld met 2 letters en zijn de zaterdag en zondag met een oranje kleur weergegeven.

  • In Randy's bestand kan de planning gewijzigd worden naar vorige, huidige en volgende maand. In deze versie kan het jaartal en de maand worden ingevuld of via de pijltjes gewijzigd worden.

  • In Randy's bestand lijkt het alsof de kleur van de verschillende statussen kan worden aangepast door het invullen van nummers. Helaas is dat niet doorgevoerd in de programmeertaal waardoor wijzigen van de nummers geen effect hebben op de kleuren. In deze versie is dit weggelaten. Als de kleuren van de statussen aangepast moeten worden, dan moet dit in de VBA-code worden gedaan.

  • In deze versie is het mogelijk om de verversing van de planning uit te zetten. Dit is alleen van belang bij hele grote planningen waarbij het verversen veel tijd zou gaan vergen.

  • In Randy's bestand kan de planning in- en uitgevouwen worden. Omdat een ingevouwen planning geen taken toont is er dan niets te zien in de planning. Daarom is in deze versie die achterwege gelaten.

  • In deze versie is het mogelijk gemaakt en zelf een titel aan de projectplanning te geven en is er meer ruimte tussen het wijzigen van de taken en de planning gemaakt.

  • In deze versie wordt automatisch het printgebied bepaald zodat altijd de planning in de volle breedte op een A4 uitgeprint kan worden.

  • Randy's planning toont een (vorm-)lijn als in de planning de huidige datum weergegeven wordt. Maar de lengte van de lijn is gefixeerd en kan dus langer of korter zijn dan het aantal planningregels. In deze versie is aan de linker- en rechterkant van de huidige datumkolom een groene lijn weergegeven voor de volle hoogte van de planning.

  • In Randy's planning worden alleen verticale lijnen in de planning weergegeven voor een vooraf bepaald aantal rijen. In deze versie is dat afhankelijk van het aantal planningrijen en wordt er onder en boven elke projectregel ook een horizontale weergegeven.

  • De start- en einddatumvelden in Randy's bestand waren niet beveiligd tegen tekst of getalinvoer. De start- en einddatumveld in dit bestand zijn voorzien van een datum-validatie waardoor er een datum ingevuld moet worden tussen 1-1-2020 en 31-12-2099. Daarnaast wordt de achtergrond van het einddatumveld rood als de einddatum kleiner is dan de startdatum.

  • En als laatste is deze versie vertaald naar het Nederlands.

Een projectenplanning lijkt mij niet iets voor privé maar meer voor de zakelijke markt. Wie meer informatie over de planning wenst kan contact met mij opnemen en kan het bestand voor een mooie bouwmarkt-cadeaubon toegestuurd krijgen. Ook kan een demo van het bestand getoond worden.